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中職院校檔案信息化管理策略研究
論文作者:童鞋論文網  論文來源:www.drybye.com  發布時間:2021/8/25 9:20:06  

摘要:隨著社會的不斷發展以及教育硕士论文代写,本科毕业论文代写,毕业论文辅导改革的不斷推行,中職院校的學生數量也在不斷增加,對檔案的管理工作帶來了巨大的挑戰。只有不斷增強學校和檔案管理工作者的信息化意識,加強對管理人員專業能力的培訓,完善信息化檔案管理系統才能夠更好推動檔案管理的信息化建設。只有不斷完善信息化的相關工作,才能夠更好促進相關工作的規范化開展,為信息化建設的全面推行打下堅實基礎,最終提升檔案管理的效率,促進中職院校的進一步發展。

關鍵詞:中職院校;檔案管理;大數據;信息化建設;

中職院校的檔案類型不僅僅包含了學生檔案還包含了人事檔案,這些檔案不僅僅關乎學生未來的畢業與就業,更關乎每一位學生在未來工作生涯中的發展,如果在學生的畢業階段檔案出現了問題,那么很可能會導致學生無法正常畢業,甚至會由于人事檔案存在問題,導致學生在未來工作中無法正常享受各種福利待遇。隨著教育改革的推行,中職院校的學生數量越來越多,所以檔案數量不斷增加,如若繼續采用以往的檔案管理方式,必定會影響檔案的管理效率,不利于對人事檔案和學生檔案的正常管理。為了實現檔案管理效率的提升,從而推動中職院校的進一步發展,應當引進更加先進的信息化管理方法,利用信息化的方式來對檔案進行更加高效的管理。信息化的管理方式能夠節約大量的資源,能夠高效快速實現對人事檔案內容的信息交互,大大提高了檔案的管理效率。

一、中職院校檔案管理現狀

硕士论文代写,本科毕业论文代写,毕业论文辅导目前,由于我國對于信息化檔案管理技術的普及較晚,同時由于部分地區教育資源不均衡,所以很多的中職院校在檔案管理上都采用的是傳統的管理方法。在信息化檔案管理方法進行普及時,很多中職院校并不愿意進行相應的改革,由此可見,傳統的檔案管理方式已經成為很多中職院校檔案管理的固有方式,這種管理觀念已經根深蒂固。但是在信息化技術的發展之下,越來越多的學校都進行了信息化改革,使得教學效率和教學質量都得到了大幅度提升,如果不對傳統的檔案管理方式進行改革,必定會降低學校整體的運行效率,阻礙學校的進一步發展。

現階段大多數中職院校的檔案管理是通過紙質材料進行的,隨著學生數量以及檔案變動的增多,進行檔案信息記錄時需要消耗大量的紙張和時間,在記錄時還需要有大量的人力來進行校對,一旦產生錯誤也難以更正。人事檔案不僅僅關乎學生未來的工作,更是一個人在未來享受工資待遇、社會保障等福利的依據,是對一個人人生軌跡的重要記載。紙質檔案在轉運過程中極易丟失,同時會占用大量的存儲空間,不僅如此還要時刻注意保存方式,一旦檔案出現受潮或者失火就會造成巨大的損失。現階段學生與教職工的檔案信息都有著十分重要的作用,如果發生檔案的損壞或者丟失,會嚴重影響他們的學習與生活。在進行學生檔案的調閱或者更新時,需要經過煩瑣的查找,大大降低了檔案管理的工作效率,對此應當積極推廣信息化檔案管理建設,促進中職院校檔案管理的全面優化。

二、中職院校檔案管理存在的問題

1.缺少對檔案管理的重視

硕士论文代写,本科毕业论文代写,毕业论文辅导現階段中職院校檔案管理信息化建設和水平較低,最主要的原因是由于學校缺少相應的重視,中職院校為了更好提高教學質量和教學效率,把大部分的精力集中在招生和教學上,缺少精力開展檔案管理信息化建設。此外,現階段信息化檔案管理系統還不夠成熟,仍然存在著一定的不足,同時開展信息化建設時還要引進相應的專業設備和專業人才,需要消耗大量的人力、財力,對于大多數中職院校而言這一開銷是十分巨大的,因此無法實現信息化檔案管理建設工作的開展。

2.檔案管理者管理水平低

在傳統的檔案管理模式下,檔案管理者的工作內容簡單,其專業素養較差,缺少對于計算機知識的了解,無法對計算機和信息化設備進行操作,所以無法勝任信息化的檔案管理工作。這就使得很多中職院校不能夠及時改進檔案管理方法,導致檔案管理整體的信息化水平提升緩慢,不能夠更好適應時代的發展。

3.信息技術不夠成熟

隨著信息化技術的不斷發展,信息技術的覆蓋面不斷擴大,給各個行業發展帶來機遇的同時也帶來了全新的挑戰。傳統的檔案管理方式雖然存在著諸多的弊端,但是能夠很好地保證檔案的安全,如果采用信息化檔案管理方式,就必須要保證數據庫的安全等級足夠高,如果被不法人員侵入很可能會導致檔案信息的丟失,造成不可挽回的巨大損失。現階段信息化檔案管理技術對于數據的安全性還無法保障,仍然存在著數據被竊取或修改的可能,并且軟件在使用時無法對管理者的權限進行明確的要求,缺少結構化、系統化的管理方式,同時缺少專業人才的維護與管理,很可能會出現數據安全的問題。

三、檔案管理信息化的必要性

硕士论文代写,本科毕业论文代写,毕业论文辅导1.時代發展的必然結果

隨著信息技術與數字化技術的不斷發展,信息化已經成為大勢所趨,信息行業的發展正在不斷加快,人們對于信息的處理與管理能力不斷加強,當然管理信息化建設存在的問題終將被克服。隨著中職院校的不斷發展,各種類型檔案的數量不斷增加,越來越多的單位需要對學生的人事檔案進行調查與交互,并且對學生人事檔案中的信息進行調查,為了能夠更好地將檔案信息進行管理,提高信息的查找效率,就必須開展信息化檔案管理建設。現階段各行各業對于信息技術的需求越來越大,這必定會促進信息技術的更新換代,所以信息化的檔案管理必定會成為未來發展的趨勢。

2.提高資源共享效率必然需求

硕士论文代写,本科毕业论文代写,毕业论文辅导隨著信息化技術的不斷發展,高效成為人們工作與學習不斷追求的目標,所以越來越多的企業與學校都開始利用信息化的辦公方式,利用信息化方式不僅能夠很好地保證信息的時效性還能夠提高信息的傳遞效率。對此,中職院校不得不開展檔案管理的信息化建設,只有如此才能夠更好與社會需求相對接,同時改變資源的管理模式,實現檔案管理資源的高效共享,從而提高檔案使用和傳遞效率。

3.順應新時代的管理需求

經濟時代的影響之下,檔案的管理與存儲方式也發生了巨大的變化,由傳統的紙質存儲轉變為信息化存儲,存儲方式的改變不僅僅促進了管理模式的改變,更推動了檔案管理工作的進一步發展。紙質的存儲模式不僅不方便檔案的管理,還會降低檔案信息的查找效率,大大降低了信息的傳遞與使用效率,采用信息化的存儲方式,就能夠很好的解決這一問題,不僅實現了數據的永久保存,更方便了數據信息的查找與傳遞。采用信息化的檔案管理方式,大大提高了檔案信息的使用和查找效率,優化了檔案的管理與使用。

硕士论文代写,本科毕业论文代写,毕业论文辅导4.促進檔案信息的規范統一

在利用紙質材料進行檔案保存時,檔案信息的填寫方式各不相同,不利于檔案信息的使用與查找,并且缺少統一的規范,就會導致檔案信息的填寫上有著各種各樣的差別,不利于檔案信息的交互與使用。隨著信息化的不斷發展,信息化技術深入到了各行各業之中,同時也對各個行業的規范化做出了巨大貢獻,促進了各個行業信息交互的規范進行。人事檔案不僅僅是一份簡單的憑證,更是對一個人人生軌跡的證明,是每一個人身份、學歷以及資歷的證明,相比于學生檔案人事檔案有著更大的價值作用,其中需要記錄每一個人的主要生平經歷、政治面貌、作風品德等信息,還是每個人在未來工作過程中進行職稱評定、轉正定級、辦理各種保險的憑證。所以應當加強對信息化技術的運用,讓人事檔案更加規范,通過規范化的檔案內容與檔案填寫形式,保證每一份人事檔案能夠實現個人信息的全面涵蓋,提高檔案的使用效率。在實現了信息化與標準化的管理,才能夠推動檔案信息的規范統一,從而實現檔案信息的高效運用與交互,在規范的檔案管理需求之下,信息化的檔案管理方式必定會取代傳統的檔案管理方式。

四、中職院校檔案信息化管理策略

1.增強管理人員的信息化意識

在中職院校的管理中,檔案管理工作是由專門的管理者來進行的,為了能夠使檔案的管理工作更加規范,推動檔案管理工作的信息化建設,就應當不斷增強管理人員的信息化意識。在檔案管理人員進行檔案管理工作時,應當提高對自己工作的要求,讓檔案的管理工作不斷規范,對自己的工作進行合理的宣傳,讓更多的檔案管理人員了解相關的規范,并對信息化的內容進行一定的了解,提高檔案管理人員對信息化的認知。通過對檔案管理工作規范進行宣傳,讓學校領導在進行檔案的移交與使用時更加合乎規范,讓領導更加重視檔案工作的規范性,在全校范圍內培養檔案的規范管理與使用意識,讓更多的人能夠積極配合檔案管理人員的工作,增強檔案的規范管理意識。檔案管理人員在進行日常工作時也要加強對信息化設備的使用,不斷加強自身的專業知識和專業能力,學習和了解先進的檔案管理知識,對檔案進行科學合理的分類與歸檔,保證后期進行檔案的調閱與使用工作能夠高效開展。

2.積極開展信息化管理的培訓工作

為了保證檔案管理的信息化建設能夠高效開展,應當不斷提高檔案管理人員的信息管理能力,對其專業知識與專業技能進行培訓,從而保證檔案管理工作的科學開展。可以積極開展培訓會,對檔案管理人員進行專業知識的講解與培訓,召開研討會、交流會讓信息化的檔案管理人員分享經驗,通過對實際工作的交流與分享不斷提高專業能力。探尋多種的管理方式,通過實行多樣化的管理形式來進行檔案的管理,不斷總結經驗并根據管理工作的實際開展情況進行調整,探尋出最合適的管理方法。對于一些專業知識能力落后的管理人員,要進行專門知識培訓,增強其專業能力讓其充分認識到檔案管理工作的重要性,從而更加積極投入到檔案管理工作中去,并且還要不斷地鼓勵管理人員進行管理形式的創新,對管理工作進行創新與發展,更好適應時代發展的需求。

3.創立現代化的網絡環境

為了能夠更好推動檔案管理信息化的建設,應當先積極開展校園網絡的建設,讓更多的中職院校實現互聯網的全覆蓋,從而為檔案管理的信息化打下良好的基礎。在進行校園網絡建設時,要根據學校對于網絡的實際需求,加強對學校網絡的技術完善,針對信息檢索技術、服務器質量、軟件管理技術等方面進行優化升級,以此來保證進行檔案管理信息化建設時,網絡基礎建設能夠滿足檔案管理軟件對于性能的需求。定期對網絡環境進行維護升級,保證網絡環境滿足時代的發展需求,為檔案管理信息化建設打下堅實的基礎。

4.建設信息化的管理系統

硕士论文代写,本科毕业论文代写,毕业论文辅导進行檔案管理信息化建設時,不僅要保證中職院校的網絡條件以及人才儲備達到要求,還需要對信息化的檔案管理系統進行充分的完善,保證管理系統能夠達到標準要求。由于信息化檔案管理系統能夠實現檔案的高效管理,提供更加全面化的檔案服務,因此各大中職院校應當根據自身條件,配置信息化檔案管理系統,并根據學校的具體情況進行系統的調試。將學校的信息與檔案信息進行錄入,并將這些信息進行合理的分類保存,以便于進行后期的查找與使用,提高信息的使用效率。如果缺少對于信息的有效分類,那么很可能會出現信息的丟失,或者導致信息的查找缺少目的性而無法實現高效的信息檢索,降低了檔案管理的工作效率。為了更加規范檔案的管理,在對管理系統進行調試與信息采集的階段,應當做好信息的分類工作,將不同類型的檔案信息進行分類保存。關于檔案的查閱,應當設立專門的流程與權限,并且還要根據所查調檔案的類型與等級來進行統一的管理,由于人事檔案的信息較為重要,所以在進行人事檔案的調閱時可以設定專門的權限查看范圍,只有在滿足權限要求的情況下才能夠對權限范圍內的人事信息進行調查。此外,還要對所有瀏覽人員進行權限的設置,只有滿足權限等級才能夠進行調閱,這樣能夠大大提高檔案管理的安全性,并且還能夠有效限制檔案的瀏覽量和下載量,保證了系統能夠正常運轉。

5.全面完善檔案內容

傳統的檔案都是采用了紙質保存的形式,紙質檔案無法實現長時間的保存,并且檔案信息的更新也不方便進行,所以可以將紙質檔案進行信息化處理,利用信息化技術將檔案進行處理。并且電子檔案還能夠對收集到的檔案信息進行不斷更新與擴充,這樣一來能夠保證個人的所有檔案信息能夠集中方便進行調閱,并且這樣一個完整的檔案也可以方便進行管理,減輕了檔案管理的負擔。如果想要實現紙質檔案信息化,需要投入很大的人力、物力、時間,如果僅僅依靠學校的檔案管理者來進行很難實現,所以可以委托專門的信息處理機構來進行,在完成檔案信息的錄入之后,建立起一個專門的數據庫來進行檔案信息的保存。在后續的使用中,及時發現電子檔案存在的不足之處,及時對出現的問題進行解決,保證檔案信息化管理的不斷完善。

五、結語

隨著社會的不斷發展以及教育改革的不斷推行,中職院校的學生數量也在不斷增加,對檔案的管理工作帶來了巨大的挑戰。只有不斷增強學校和檔案管理工作者的信息化意識,加強對管理人員專業能力的培訓,完善信息化檔案管理系統才能夠更好推動檔案管理的信息化建設。只有不斷完善信息化的相關工作,才能夠更好促進相關工作的規范化開展,為信息化建設的全面推行打下堅實基礎,最終提升檔案管理的效率,促進中職院校的進一步發展。

參考文獻

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